Was ist eigentlich ein PMO – und warum scheitern so viele daran?

Tobias Kieltsch
19. Dez. 2025
2 Min. Lesezeit

Eine praxisnahe Einordnung aus der Beratung von Kieltsch Consulting

In vielen Unternehmen taucht das Thema PMO (Project Management Office) genau dann auf, wenn Projekte aus dem Ruder laufen: Termine werden gerissen, Abhängigkeiten sind unklar, Entscheidungen dauern zu lange. Die Erwartung ist hoch – das PMO soll Ordnung schaffen.Und trotzdem scheitern erstaunlich viele PMOs bereits nach kurzer Zeit.

Die Ursache liegt selten im fehlenden Willen, sondern fast immer in einem falschen Verständnis davon, was ein PMO leisten soll.

Was ist ein PMO eigentlich?

Ein PMO (Project Management Office) ist keine zusätzliche Verwaltungseinheit und kein reines Reporting-Gremium. Richtig verstanden ist ein PMO eine zentrale Steuerungsfunktion, die Transparenz, Priorisierung und Entscheidungsfähigkeit über Projekte hinweg herstellt.

Ein wirksames PMO beantwortet unter anderem folgende Fragen:

Welche Projekte zahlen wirklich auf die Unternehmensziele ein?
Wo entstehen Engpässe und Abhängigkeiten?
Welche Entscheidungen müssen jetzt getroffen werden – und von wem?
Welche Initiativen sollten gestoppt oder neu priorisiert werden?

Damit ist das PMO weniger „Projektbüro“ und deutlich mehr Management-Instrument, zumindest in unseren Augen.

Warum scheitern so viele PMOs in der Praxis?

Aus unserer Erfahrung bei Kieltsch Consulting sehen wir immer wieder dieselben Muster:

1. Das PMO wird als Reporting-Stelle aufgebaut

Viele PMOs starten mit umfangreichen Statusberichten, Ampeln und Präsentationen.Was fehlt, ist die Übersetzung dieser Informationen in konkrete Entscheidungen.

Ergebnis: Das PMO liefert Daten – aber noch keine Wirkung.

2. Das PMO ist zu weit vom operativen Geschäft entfernt

Wenn ein PMO nur auf dem Papier existiert, aber keinen echten Zugang zu Projekten, Teams und Entscheidern hat, verliert es schnell an Relevanz.

Ein PMO muss nah genug an der Umsetzung sein, um steuernd eingreifen zu können. Hier dazu weitere Informationen und Ansätze, wie die Brücke in den Maschinenraum des Unternehmens gebaut werden kann.

3. Das PMO ist nicht auf die Organisation zugeschnitten

Ein Konzern benötigt ein anderes PMO als ein wachsendes mittelständisches Unternehmen oder ein Scale-up.

Standard-Frameworks funktionieren selten 1:1.Ein PMO muss zur Reife, Kultur und Geschwindigkeit der Organisation passen.

PMO ist übrigens nicht gleich Projektmanagement. Ein häufiger Irrtum ist die Gleichsetzung von PMO und Projektmanagement. Für mehr Klarheit:

Projektmanagement steuert einzelne Projekte
Das PMO steuert das Gesamtsystem aus Projekten

Das PMO schafft Orientierung dort, wo einzelne Projektleiter zwangsläufig den Gesamtüberblick verlieren.

Wie wir PMO bei Kieltsch Consulting verstehen

Bei Kieltsch Consulting verstehen wir das PMO als temporäre oder dauerhafte Steuerungseinheit, die Unternehmen dabei hilft, Komplexität beherrschbar zu machen.

Ein wirksames PMO:

fokussiert sich auf Entscheidungsfähigkeit, nicht auf Bürokratie
wird schrittweise aufgebaut, nicht „ausgerollt“
ist klar im Management verankert
entwickelt sich mit der Organisation weiter

In vielen Fällen starten wir bewusst schlank, mit klaren Prioritäten und wenigen, aber relevanten Steuerungsmechanismen. Erst wenn Wirkung entsteht, wird das PMO weiter ausgebaut.